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LEGALIZZAZIONE DOCUMENTI 

La legalizzazione di firma consiste nell'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa.

Importante: sia la legalizzazione che l'Apostille non certificano in alcun modo l'autenticità del contenuto del documento legalizzato o apostillato.

La legalizzazione e l'Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso documento), mentre può averla il documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato dove deve essere utilizzato.

La Prefettura - Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme o all'apposizione dell'Apostille sugli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero davanti ad autorità estere, nonché alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione o dell'Apostille stabilite da leggi o da accordi internazionali.

Generalmente, gli atti e documenti formati in Italia e da valere davanti ad autorità estere, una volta legalizzati dalla Prefettura - Ufficio territoriale del Governo, devono essere nuovamente legalizzati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per lo Stato di destinazione, sempreché la legge di quello Stato preveda la necessità di questa seconda legalizzazione: al riguardo, si consiglia di informarsi preventivamente presso la competente rappresentanza diplomatica o consolare (l'Apostille elimina sempre la necessità di questa seconda legalizzazione, ma può essere utilizzata solo negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja).

Le traduzioni asseverate sono le cosidette "traduzioni giurate". Queste vengono giurate in in tribunale da parte di un traduttore giurato, iscritto all'Albo dei Periti e Consulenti Tecnici del Giudice, d’innanzi ad un ufficiale di stato civile oppurre d’innanzi a un notaio pubblico, che renderà ufficiale il giuramento.

In Italia, la procedura è meglio conosciuta come “traduzione giurata”, ma essa si definisce giuridicamente "asseverazione". L’asseverazione (giuramento della traduzione di un documento) viene richiesta in tutti i casi in cui è necessaria una attestazione ufficiale da parte del traduttore circa la corrispondenza del testo tradotto a quanto presente nel testo originale. Il traduttore si assume la responsabilità di quanto tradotto firmando un verbale di giuramento.

Le traduzioni giurate o asseverate non vanno dunque confuse con le traduzione legalizzate, anche se spesso tali termini vengono erroneamente usati come sinonimi. Una volta eseguita la traduzione di documenti destinati all’estero è necessaria la legalizzazione. Legalizzare un documento vuol dire far convalidare la firma. In Italia la legalizzazione dei documenti spetta, come già detto sopra, alla Prefettura. Per gli atti dei notai, dei funzionari giudiziari e dei cancellieri la competenza è del Procuratore della Repubblica del circondario nel quale ha sede il notaio o l’ufficio giudiziario cui appartiene il funzionario o cancelliere.

La persona che deve legalizzare un documento ha due possibilità:

1. inviare per posta alla Prefettura il documento da legalizzare insieme ad una busta vuota con francobollo e indirizzo del mittente (attraverso la quale verrà restituito il documento);
2. recarsi presso l''Ufficio relazioni con il pubblico - URP Multiente, ricordandosi di portare con sé i permessi di soggiorno di tutte le persone presenti nel documento da legalizzare.